Kick-off Workshops (Projekt / Auftrag)

Typische Ausgangssituation:

Der Auftrag ist im Haus, das Projektteam wurde benannt, die Arbeiten wurden aufgenommen. Üblicherweise haben die verschiedenen Disziplinen bereits Ihre Vertragsanteile gelesen. Ein übergeordneter Blick für den gesamten Lieferumfang und die sich daraus ergebenden Abhängigkeiten fehlt noch. Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen sind dem einzelnen für seinen Verantwortungsbereich vielleicht schon gewahr, eine gemeinsame Basis für ein professionelles Contract-Management liegt noch nicht vor. Das Team kennt sich nur rudimentär, einen geeigneten Spirit gilt es zu entwickeln. Die Bedeutung des Projektes für die Firma ist nicht jedem gleichermaßen bewusst, vorhandene "Lessons Learned" aus vorangegangenen Projekten wurden noch nicht im gewünschten Umfang berücksichtigt. Besondere Eigenarten bzgl. Kunde, Land, technischen Lösungen, Transportwegen, rechtlichen Rahmenbedingungen, etc. wurden im Team noch nicht in der gewünschten Breite beleuchtet. Die Erwartungen der Führung an das Team, die Erwartungen der einzelnen an die Art der Abwicklung, die Art des Projektmanagements sind noch nicht gänzlich geklärt. Unterschiedliche Kulturen und Zeitzonen werden zusammenarbeiten müssen. Unterschiedliche "Modelle der Welt" treffen aufeinander und bedürfen eines gemeinsamen Normenbandes. Es sollen die Weichen gestellt werden für eine professionelle, konstruktive und profitable Abwicklung des Auftrags. Ein gemeinsames Zielbild soll von allen entwickelt und getragen werden. Ein klarer Weg nach vorne (z.B. Arbeitspakete, Reporting, Kommunikationsregeln & -kanäle, Meeting Kalender, Kommunikationstools, Eskalationsmechanismen, Chancen-Risiken-Analyse, Vertragslesung, Rollen & Verantwortlichkeiten) ist mit allen verbindlich zu entwickeln und zu verabschieden. Unterschiedliche Kulturen und Gewohnheitswelten treffen aufeinander und sollen bestenfalls reibungsarm im internationalen Netzwerk interagieren.

Wir begleiten Projekt-Kick-off-Workshops bis zu Größen von 2 Mrd. € Investsumme. Die größten Kick-off-Workshops umfassten bislang ca. 60 Projektmitglieder aus bis zu 10 unterschiedlichen Nationen. Aber auch bei kleineren Aufträgen sind solche Kick-off-Workshops "Gold wert". Denn auch in diesen Projekten schlummern Gefahren, die bei freier Entfaltung das gesamte Jahresergebnis gefährden oder über dieses hinaus gehen.

Workshopsprachen sind Deutsch & Englisch.

Übliche Inhalte & Konzeptelemente:

• Willkommen, Safety, Teamvorstellung, Klärung der Erwartungshaltung, Zielsetzung und Agenda
• Bigger Picture - Einbettung des Projekts in die Unternehmensziele
• Keynote-Vortrag der Führung
• SWOT-Analyse (Strenghts, Weaknesses, Opportunities & Threats)
• Lessons learned
• Team Event & Team Spirit
• Kulturunterschiede und Umgang damit
• Flashlights / Workshop-Barometer
• Bearbeitung der SWOT-Ergebnisse in Arbeitsgruppen / Erarbeitung eines gemeinsamen Wegs nach vorne
• (Vertragslesung innerhalb der Disziplinen)
• Project Codex
• Press Conference
• Next steps

Umfang:

Der übliche Aufwand für den reinen Kick-off Workshop liegt zwischen 2-4 Tagen, je nach gewünschten Inhalten und gewünschten Konzeptelementen.

Diese Art des Kick-offs wird auch gelegentlich zusammen mit dem Kunden gewünscht.