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Prozessanalysen und Prozessverbesserung

Typische Ausgangssituation:

„Ich kenne jemanden, der kennt jemanden, der weiß wie es geht“. So funktionieren Unternehmen auch heute noch häufig. Aber auch in Unternehmen mit dokumentierten Prozessabläufen ist die vorhandene Visualisierung meist nicht so, dass man mit einer Gruppe von Prozessbeteiligten davorstehen und sich zur Klarheit reden kann. Die Kenntnis über „was muss ich liefern?“ und „worauf darf ich mich freuen?“ wird üblicherweise nicht durch das Studium der vorhandenen Prozessdokumentation erworben. Vielmehr ist es ein Fragen in den Kollegenkreis, wie man es denn üblicherweise hier so macht. Und so geraten Prozessdokumentationen gelegentlich in Vergessenheit oder werden völlig unterschiedlich interpretiert. Teilweise werden Aufbauorganisationen geändert, die Ablauforganisation aber nicht. Prozessschritte werden geändert aber die dazugehörigen Verfahrensanweisungen nicht. Ressourcen werden verlagert, die brachliegenden Rollen aber nicht neu besetzt. Missverständnisse, Anschuldigungen und Rechtfertigungen sind dann nicht selten vorherrschende Kommunikationselemente. Die Probleme landen dann meistens auf der Baustelle und werden dort teuer bezahlt.

Übliche Herausforderungen:

Eine der größten Herausforderungen bei der Gestaltung von Unternehmensprozessen besteht darin, einerseits die strukturellen Rahmenbedingungen logisch aus der Unternehmensstrategie abzuleiten, andererseits bei der Ausgestaltung dieser Rahmenbedingungen den optimalen Ablauf losgelöst von der Aufbauorganisation zu erarbeiten. Üblicherweise werden aber häufig „um Kästchen herum“ Prozesse definiert. Besser ist es, auf der operativen Ebene zunächst das „Wie“ zu beantworten und in einem zweiten Schritt das „Von wem“?

Ausgehend von einer übergeordneten Prozesshausdarstellung werden die Prozesse dann in logische Einheiten heruntergebrochen, die im Rahmen von MBCM® in einem interdisziplinären Projektteam bearbeitet werden. Hierbei ist es wichtig, alle Prozessbeteiligten aktiv einzubinden, um ein übergreifend optimiertes Ergebnis zu erzielen. Darüber hinaus ist es entscheidend, sämtliche Aspekte eines Prozesses auf den Prüfstand zu stellen – nur was der Prozesseffizienz dient, hat seine Berechtigung.

Nutzen:

Der MBCM® - Ansatz verwendet dazu eine speziell zu diesem Zweck entwickelte „Swim-Lane-Darstellung", die eine gegenüber „klassischen" Normdarstellungen deutlich intuitivere Anschauung des Prozesses ermöglicht. Während der Arbeitssitzungen des Projektteams wird das erreichte Zwischenergebnis quasi in Echtzeit gemappt – die Swim-Lane ist somit zugleich Arbeitsdokument, Kommunikationsplattform und Ergebnisdokumentation. Die zugehörigen Rollenbeschreibungen (Aufgaben / Kompetenzen / Verantwortlichkeiten), Arbeits- & Verfahrensanweisungen und Formulare können dann gemeinsam aus der Swim-Lane abgeleitet werden. Dadurch wird eine Verbindlichkeit im „Bringen" und „Holen" erreicht, die sonst üblicherweise fehlt. Zudem können bei dieser Art des Vorgehens auch die beteiligten Organisationseinheiten, benötigte Rechte, Tools & IT-Systeme sowie Schnittstellen und notwendige Informationsweitergaben erarbeitet und dokumentiert werden.

Diese Art der einfachen, aber eindeutigen Darstellung des Prozessablaufs, erlaubt den Prozessbeteiligten die „Prozessverfolgung mit dem Finger". Missverständnisse werden so sehr früh geklärt – eine wesentliche Voraussetzung für ein gelingendes Miteinander, sowohl in der Prozesserstellung als auch in der späteren Prozessanwendung.